Świat pracy nieustannie się zmienia, a wraz z nim pojawiają się nowe wyzwania dla pracodawców. Jednym z nich jest konieczność dostosowania się do nowych przepisów, mających na celu lepszą ochronę pracowników. Niedawno uchwalona ustawa o ochronie sygnalistów oraz nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzają szereg nowych obowiązków, z którymi muszą zmierzyć się polscy pracodawcy. Sprawdź, co warto wiedzieć.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, może być to: pracownik, pracownik tymczasowy, stażysta, praktykant, wolontariusz, przedsiębiorca, wspólnik lub członek jednostki organizacyjnej, czy kontrahent.
Ustawa o ochronie sygnalistów – kluczowe zmiany
Ustawa o ochronie sygnalistów wdraża do polskiego systemu prawnego ważne postanowienia. Jej głównym celem jest stworzenie kompleksowego systemu ochrony osób, które decydują się na zgłoszenie naruszeń prawa w swoich miejscach pracy. Najważniejsze wymogi ustawy to:
-
Procedury zgłaszania nieprawidłowości – organizacje zobowiązane są wdrożyć procedury, które będą umożliwiały zgłaszanie nieprawidłowości przez pracowników i inne osoby związane z organizacją. Podmiot może w procedurze zapewnić prawo do zgłoszenia nieprawidłowości anonimowo, co dodatkowo wzmocni poczucie bezpieczeństwa sygnalisty.
-
Bezpieczeństwo danych – organizacje muszą przestrzegać zasad RODO w zakresie przetwarzania danych osobowych.
-
Wprowadzenie kanału zgłoszeń wewnętrznych – obowiązkiem jest wyznaczenie konkretnego kanału zgłoszeń wewnętrznych i opisania w procedurze zasad jego korzystania.
-
Prowadzenie rejestru zgłoszeń – należy prowadzić dokładny rejestr wpływających zgłoszeń zawierający niezbędne informacje ich dotyczące. Ponadto konieczne jest potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciagu 7 dni od jego wpłynięcia oraz przekazanie informacji o podjętych działaniach następczych w ciągu 3 miesięcy od wyżej wspomnianego potwierdzenia.
-
Ochrona sygnalistów – sygnalistom należy zapewnić ochronę przed działaniami odwetowymi, takimi jak przykładowo zwolnienie z pracy.
Sprawdź, jakie zmiany wprowadza ustawa o sygnalistach i jak AMLEX może pomóc w ich implementacji.
Przygotowanie się do nowych obowiązków
Jednym z najważniejszych zadań będzie opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. Procedura ta powinna określać m.in. kanały zgłoszeń, sposób ich rozpatrywania oraz gwarancje ochrony sygnalistów. Pomocne w przygotowaniu I wdrożeniu mogą okazać się:
-
Identyfikacja i ocena ryzyka
-
Wdrożenie środków ochrony
-
Szkolenia i podnoszenie świadomości
Korzyści z wdrożenia nowych rozwiązań
Choć wprowadzenie nowych obowiązków wiąże się z koniecznością poniesienia pewnych nakładów, wdrożenie tych rozwiązań może przynieść pracodawcom szereg korzyści:
-
Eliminacja ryzyka otrzymania kary finansowej
-
Wypełnienie obowiązków ustawowych
-
Wzrost zaangażowania i zaufania pracowników
-
Ograniczenie ryzyka prawnego
-
Poprawa efektywności organizacji
Jak poprawnie wdrożyć system do ochrony sygnalistów?
Określenie celów i zakresu systemu
Na początku należy jasno określić cele i zakres systemu dla sygnalistów. Jakie rodzaje naruszeń powinny być zgłaszane? Kto będzie objęty systemem (pracownicy, dostawcy, kontrahenci)? Odpowiedzi na te pytania pomogą w opracowaniu odpowiednich procedur i procesów.
Wyznaczenie osób zarządzających procesem zgłoszeń
Należy wyznaczyć odpowiedzialne za wdrożenie procedur, które będą odpowiedzialne za wdrażanie i nadzorowanie systemu zgłoszeń. Osoby te powinny mieć odpowiednie upoważnienie podmiotu prawnego.
Wybór kanałów zgłaszania
Następnym krokiem jest wybór odpowiednich kanałów zgłaszania naruszeń. Mogą to być formy zgłoszeń ustne, pisemne lub elektroniczne (np. dedykowane platformy online). Należy jednak pamiętać, że dwie pierwsze formy mogą nie gwarantować pełnego bezpieczeństwa ochrony danych.
Zapewnienie poufności
Należy wdrożyć solidne mechanizmy gwarantujące poufność sygnalistów. Może to obejmować wykorzystanie zewnętrznych, niezależnych dostawców usług zgłaszania naruszeń lub wdrożenie zaawansowanych rozwiązań technologicznych, takich jak szyfrowanie danych. Ponadto organizacja może umożliwić anonimowe dokonywanie zgłoszeń, co może dodatkowo wzmocnić poczucie bezpieczeństwa sygnalistów.
Opracowanie procedur i procesów
Osoby wyznaczone powinny opracować jasne procedury i procesy dotyczące zgłaszania naruszeń, ich badania, podejmowania działań oraz ochrony sygnalistów. Powinny one być udokumentowane i łatwo dostępne dla wszystkich pracowników.
Szkolenia i komunikacja
Ważnym aspektem, który pomoże we właściwym wdrożeniu ustawy jest przeprowadzenie kompleksowych szkoleń dla pracowników na temat systemu dla sygnalistów. Należy wyjaśnić jego cele, procedury oraz korzyści płynące z jego wdrożenia.
Wdrożenie i monitorowanie
Po przygotowaniu wszystkich niezbędnych elementów, system dla sygnalistów może zostać wdrożony. Należy jednak regularnie monitorować jego skuteczność i identyfikować obszary wymagające usprawnień lub zmian.
Artykuł sponsorowany
