Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się czy prowadzić księgowość samodzielnie czy lepiej będzie zlecić to zadanie do biura rachunkowego. Tego typu działania z całą pewnością warto zlecać na zewnątrz chyba, że właściciel interesuje się tematyka księgową albo ma duże doświadczenie w tym zakresie. W pozostałych przypadkach samodzielne prowadzenie księgowości okazuje się być stratą cennego czasu. Dodatkowo nie ma wtedy gwarancji, że księgowość prowadzona jest dobrze, co może skutkować sankcjami ze strony urzędu skarbowego.
Korzystając z usług biura rachunkowego nie musimy tracić czasu na śledzenie zmian w prawie. W znacznym stopniu redukuje to także poziom stresu, bo ktoś, kto prowadzi księgowość sam będzie się obawiał, że coś przeoczy i może narazić się na karę skarbową. Poza tym wiele osób zwyczajnie nie lubi takiej papierkowej pracy, wypełniania deklaracji i wykonywania obliczeń. Można, więc scedować takie prace na zewnętrznego księgowego a samemu zająć się głównym przedmiotem działalności gospodarczej. Cały problem polega jednak na tym, żeby znaleźć naprawdę dobre i solidne biuro księgowe. Aby tego dokonać warto poznać opinie innych przedsiębiorców oraz udać się na osobiste spotkanie i wypytać o interesujące szczegóły. Jest kilka bardzo istotnych kwestii, które koniecznie trzeba ustalić przed podpisaniem umowy o współpracę z biurem rachunkowym.
Jakie ubezpieczenie OC posiada dane biuro rachunkowe?
Większość biur rachunkowych chwali się posiadaniem dobrego ubezpieczenia. Okazuje się jednak, że nie zawsze w pełni chronią one przedsiębiorcę. Trzeba, więc już na wstępie dokładnie wypytać o zakres ubezpieczenia. Okazuje się, że prawie jedna trzecia biur rachunkowych w Polsce wykupuje tylko podstawowe ubezpieczenia i jednocześnie oferuje czynności nieobjęte ochroną.
Kwalifikacje zatrudnionej kadry
Gdy przychodzimy zapytać o możliwość współpracy powinniśmy szczegółowo opisać, czym zajmujemy się w firmie teraz i co jeszcze planujemy. Jeśli zorientujemy się, że zakres naszych usług nie jest znany lepiej poszukać innego biura. Obecnie takie sytuacje zdarzają się dość często. Wiele młodych osób prowadzi biznesy internetowe, wykupuje reklamy poza granicami kraju czy zarabia na afiliacjach. Jeśli księgowy nie rozumie specyfiki działania nie będzie w stanie prawidłowo rozliczać tych czynności. Ponadto należy sprawdzić, czy osoba, która będzie opiekowała się firmą posiada kilkuletnie doświadczenie i posiada stosowne uprawnienia.
Model obsługi klientów
Najbardziej wskazany jest takie model, gdzie jest przydzielony stały pracownik do obsługi konkretnej firmy plus ewentualnie jedna osoba na zastępstwo. W dużych firmach rachunkowych, gdzie oferuje się e-księgowość nie ma jednej osoby przypisanej do klienta, co powoduje chaos i stratę czasu bo każdej kolejnej osobie trzeba od nowa naświetlać swój problem.
Sposób komunikacji
Minęły już czasy, kiedy z każdą sprawą księgową trzeba było udawać się do biura osobiście. Jest bardzo ważne, aby mieć co najmniej kilka możliwości kontaktu. Dla przedsiębiorcy w kwestiach doradztwa najważniejszy jest telefon, jednak każdy rozumie, że księgowy nie zawsze może odebrać od razu. Dobrze jest też mieć możliwość kontaktu przez email, bo istnieje potrzeba wysyłania wielu dokumentów. Jednocześnie ważnym sygnałem do zmiany księgowego jest sytuacja, gdy telefony nie są odbierane, na maile nie ma odpowiedzi albo niedotrzymywane są terminy. Wtedy lepiej zdecydować się na zmianę zamiast narażać się na niepotrzebny stres.
Limity faktur
Wiele biur stosuje zasady, wedle, których w danej stawce można rozliczać konkretną liczbę faktur. Warto od razu sprawdzić, czy będzie konieczność uiszczenia dodatkowych opłat, gdy ilość faktur w miesiącu przekroczy limit. Można też spróbować już na wstępie wynegocjować większą ilość faktur na miesiąc
Reprezentacja przed urzędem skarbowym
Na samym początku warto też ustalić, czy biuro będzie reprezentowało przedsiębiorcę przed urzędem skarbowym i czy wiązało się to będzie z dodatkowymi kosztami. Korzystanie z tego rozwiązania jest wygodne i pozwala zaoszczędzić czas.
