Przechowywanie dokumentów nie polega jedynie na składowaniu ich w odmętach szafy. Musimy tak wydzielić miejsce, by akta były chronione przed różnorodnymi czynnikami. Jakich zasad należy przy tym przestrzegać i jak zaplanować całe przedsięwzięcie, by nasze zbiory były bezpieczne?
Przechowywanie dokumentów w firmie – co mówi na ten temat RODO
Jednym z największych niebezpieczeństw, które koniecznie pod uwagę musi wziąć przedsiębiorstwa, jest ryzyko wycieku danych. Klienci i pracownicy (a dokładnie ich dane osobowe) są chronieni prawnie, a narażając ich dobro na uszczerbek, możemy zostać obarczeni wysokimi grzywnami.
RODO nie określa, jakich konkretnie szaf i zabezpieczeń mamy użyć, by wywiązać się dobrze z obowiązków administratora danych osobowych. Powinniśmy jednak wykorzystać aktualne rozwiązania technologiczne, by zapewnić aktom dostateczną ochronę. W praktyce musimy więc samodzielnie ocenić ryzyko, a następnie wdrożyć odpowiednie środki zaradcze. Jakie zagrożenia musimy wziąć pod uwagę?
Zdarzenia losowe – czy można się przed nimi zabezpieczyć?
Pożary i powodzie to problemy, na które nie mamy za bardzo wpływu. Możemy za to zdecydować o ochronie, zapobiegającej zniszczeniu dokumentów w razie wypadków. W Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców znajdziemy przydatne zalecenia, które można odnieść również do środowiska firmowego.
Treść rozporządzenia mówi m.in. o zastosowaniu ognioodpornych drzwi oraz pożarowej instalacji sygnalizacyjno-alarmowej. Należy też zatroszczyć się o to, żeby budynek, wykorzystywany do przechowywania akt, był usytuowany na suchym gruncie, który nie grozi osunięciem. Dokument precyzuje również, jaka temperatura i wilgotność powinna panować w pomieszczeniach, w których przechowujemy nośniki papierowe.
Większość podmiotów nie musi trzymać się aż tak rygorystycznych zasad. Nie ulega jednak wątpliwości, że takie reguły są w stanie w znacznym stopniu zniwelować ryzyko utraty danych. Dobrze będzie rozważyć przechowywanie dokumentów także w kontekście ewentualnego zagrożenia kradzieżą. Idealnie byłoby, gdyby miejsce, w którym planujemy stworzyć archiwum, było zabezpieczone w taki sposób, by dostępu nie miała do niego żadna niepowołana osoba.
Jak zewnętrzni usługodawcy dbają o przestrzeganie RODO?
Doświadczenie oraz dostęp do zaawansowanego zaplecza pozwala takim podmiotom stworzyć optymalne warunki do przechowywania:
1. dokumentów papierowych (np. rysunków technicznych czy akt osobowych);
2. elektronicznych nośników danych (mowa m.in. o taśmach LTO, DAT, dyskach, kartach pamięci i innych rozwiązaniach).
Co istotne, klient przez cały czas może sprawdzać status dokumentacji, bo w momencie nawiązania współpracy zyskuje dostęp do systemu, który to umożliwia.
Na jakość usług świadczonych przez takie podmioty jak np. Rhenus Data Office Polska ma wpływ także chęć doskonalenia się i spełniania najsurowszych norm. Przedsiębiorstwa warte zaufania działają zgodnie z m.in. normą ISO 27001 i ISO 9001. To ważna informacja dla potencjalnych klientów, bo w ten sposób zyskują potwierdzenie kompetencji usługodawcy, które wykracza poza jego własne zapewnienia.
Przestrzeganie przepisów możliwe jest także dzięki barierom logicznym i fizycznym, zabezpieczającym obiekty, które przeznaczone są pod przechowywanie dokumentów. Staranność w doborze rozwiązań technologicznych decyduje o tym, że do zera spada ryzyko uzyskania dostępu do akt przez nieodpowiednie osoby z zewnątrz.
