Prowadzenie własnej firmy w obecnych czasach jest niewątpliwie ciekawym doświadczeniem. Największym wyzwaniem, z którym mierzy się obecnie większość przedsiębiorców jest postępująca cyfryzacja, która obejmuje coraz więcej obszarów. Jest ona odpowiedzią na wiele problemów współczesnych firm, o których więcej poniżej. Jednym z narzędzi odnoszących się do niej jest Elektroniczny Obieg Dokumentów, który stosowany jest już w wielu polskich firmach.
Co to jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Jeśli nazwa “Elektroniczny Obieg Dokumentów” nic ci nie mówi warto poznać kilka podstawowych faktów na temat systemu, bez którego pracy nie wyobraża sobie wielu przedsiębiorców i ich pracowników. Służy on przede wszystkim do przetwarzania papierowej dokumentacji na cyfrową oraz jej archiwizację. Dodatkowo, Elektroniczny Obieg Dokumentów umożliwia także przypisywanie konkretnych działań danemu pracownikowi, dzięki czemu dostęp do pliku mają tylko określone osoby.
Elektroniczny Obieg Dokumentów jako rozwiązanie bieżących problemów przedsiębiorców
Współczesne firmy mierzą się z wieloma przeszkodami, które znacznie zwalniają ich rozwój. Większości z nich jest w stanie zaradzić Elektroniczny Obieg Dokumentów, który został zaprojektowany specjalnie pod nie.
Jednym z nich są błędy w fakturach, raportach oraz innych podobnych dokumentach. W tradycyjnej, papierowej formie często ciężko takie rzeczy zauważyć od razu. O wiele łatwiejsze jest to, gdy stosuje się ich digitalową formę, którą przepuszcza się przez Elektroniczny Obieg Dokumentów. System posiada funkcję raportowania statusów dotyczących poprawności przesyłanych dokumentów, dzięki czemu mamy możliwość poprawy błędów jeszcze przed wysłaniem pliku.
Innym problemem, z którym zmagają się przedsiębiorstwa jest np. długi czas ostatecznego “dopięcia” zawartych umów. Wynika to w dużej mierze z zależności od firm kurierskich. Dodatkowo, wysyłając umowę pocztą istnieje ryzyko jej zagubienia czy zniszczenia w transporcie, co jeszcze bardziej wydłuża cały proces. Posługując się systemem EOD takie zagrożenia nie istnieją, ponieważ wszystko odbywa się drogą elektroniczną. Ponadto, po wysłaniu takiego dokumentu mamy możliwość śledzenia jego statusu – gdy odbiorca otrzyma go, np. na swoją skrzynkę mailową, zostaniemy o tym poinformowani.
Odkąd praca zdalna stała się standardem, w wielu firmach pojawił się problem związany z utrudnionym dostępem do dokumentacji, która w większości przypadków znajduje się w biurze. Chcąc się do niej dostać trzeba tam pojechać, a jednak wiele osób obecnie pracuje zdalnie w miastach oddalonych o setki kilometrów od swojego miejsca zamieszkania. Dzięki cyfrowej formie dokumentacji znajdującej się w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów mamy do niej dostęp w każdej chwili i miejscu na ekranie naszego komputera czy telefonu. Jest to z pewnością duże ułatwienie, które pozwala zaoszczędzić czas pracowników i zwiększa efektywność ich pracy.
O problemach współczesnych przedsiębiorców i tym, jak je rozwiązać za pomocą systemu o nazwie “Elektroniczny Obieg Dokumentów” można powiedzieć jeszcze wiele. Natomiast jeśli któraś z powyższych trudności brzmi znajomo, warto zastanowić się nad digitalizacją dokumentacji we własnej firmie. Implementacja takiego narzędzia z pewnością przyniesie długofalowe korzyści.
